Wer suchet, der findet – nicht immer! Für jeden die richtige Suche im DAM System!

Suche im DAM

Müssen wir wirklich noch immer über effiziente Suchen in Digital Asset Management Systemen reden? Gibt es wirklich noch immer Anwender, die sich Tag täglich mit ineffizienten und umständlichen Suchen auseinandersetzen müssen?

Es scheint wohl so zu sein!

Kürzlich habe ich auf linkedin bei einer Umfrage zum Thema „Was wünschen Sie sich in Ihrem DAM?“ mitgemacht. Zu meiner großen Verwunderung wünschen sich 40% der Befragten eine effizientere Suche. Nun war diese Umfrage wohl nicht repräsentativ, aber überrascht hat mich das Ergebnis trotzdem.

Eigentlich sollte man meinen, dass das Thema Suchen nach mehr als 20 Jahren DAM Historie nun eigentlich zur Zufriedenheit aller Anwender gelöst sein sollte. Allem Anschein nach, ist dies aber immer noch nicht der Fall! Ich habe mich in meiner DAM Geschichte intensiv mit diesem Thema beschäftigt und möchte heute gerne meine Gedanken zu diesem Thema teilen.

Die zentrale Frage: Wie kann es sein, dass es immer noch DAM Anwender gibt, die die Suchen im DAM als ineffizient empfinden?

Über 20 Jahre gibt es nun bereits DAM Systeme und scheinbar gibt es trotzdem noch Defizite in der „Paradedisziplin“ dem Suchen und Finden von Assets.

Haben wir alle die modernen Suchtechnologien verschlafen? – Wohl kaum!

Alle DAM Systeme, die ich so kenne, bieten umfassende Core Funktionalitäten an, die modernste Suchtechnologien mit einschließen. Jedes DAM bietet mittlerweile Google like Volltext- Suchen an, die meist über SOLR oder Elasticsearch bereit gestellt werden. Volltext Indizierung findet auch für Adobe und MS Office Dokumente statt, auch hier kann man nach seinem Gusto suchen.

Was also fehlt den Anwendern, wenn sie sich effizientere Suchen wünschen? Hier komme ich zu meiner zweiten zentralen Frage:

Hören wir den Anwendern nicht richtig zu? – Scheinbar nicht immer!

Sehr viele Hersteller haben sich vollkommen dem Thema Volltext- Suchen verschrieben. Es herrscht die allgemeine Annahme vor, dass alle Anwender wie in Google suchen wollen. In der Tat ist dies aber nicht der Fall! Jede Anwendergruppe, ich nenne sie auch hier mal wieder Stakeholder, wünscht sich eine individuelle Suche.

Ein sehr banales Beispiel: Ein Einkäufer der Produktabbildungen anhand einer Artikelnummer sucht, kann es als störend empfinden, wenn er als Suchergebnis auch alle Indesign, oder PDF Dokumente erhält, in denen die Artikelnummer vorkommt. Bei einer uneingeschränkten „Google like“ Suche wäre dies zuerst einmal der Fall. Natürlich kann man einwenden, „na dann setze doch schon Vor- Bedingungen, oder wende Filter an“, aber dies scheint für manche Anwender bereits zu umständlich zu sein.

Was ich mit diesem Beispiel verdeutlichen will ist folgendes:

Dem Integrator eines DAM Systems muss es bewusst sein, dass die verschiedenen Stakeholder auf unterschiedliche Art und Weise suchen wollen.

Suchen sind die zentrale Funktion in jedem DAM System. Diese Funktion MUSS perfekt sein und zwar perfekt für jede Gruppe, die das System benutzen wird!

Alle Systeme bieten im Grunde genommen, alle Möglichkeiten. Man kann dediziert nach nur einem Metadatenfeld (z.B. Artikelnummer etc.) suchen. Man kann Felder kombinieren und man kann „Google Like“ Suchen absetzen.

Wichtig ist, dass für jeden die richtige Suche vorkonfiguriert wird. Ebenso wichtig ist, dass Suchergebnisse innerhalb eines vertretbaren Zeitraums zurückgeliefert werden. Alles was hier länger als drei Sekunden dauert ist heute nicht mehr akzeptabel.

Die einfachste und beste Methode, um herauszufinden, was die Anwender wollen, sind wiederum unsere alt bekannten User Stories.

Zur Verdeutlichung nochmal ein kleines Beispiel:

„Als zentraler Einkäufer, brauche ich im DAM System eine Suchoberfläche mit der ich nach Artikelnummern suchen kann. Das Suchergebnis soll nur Produktabbildungen zurück liefern. Ich spare mir hier die Zeit, die ich bräuchte, um das Ergebnis weiter zu filtern!“

Die Akzeptanzkriterien könnten folgende sein:

  • In der Suchmaske muss es ein Feld geben, in das die Artikelnummer eingegeben werden kann
  • Mehrere Artikelnummern können Komma getrennt eingegeben werden, es werden dann alle gefunden
  • Das Suchergebnis darf nur Produktabbildungen zurück liefern!
  • Das Suchergebnis muss innerhalb von drei Sekunden zur Verfügung stehen!

Es ist wichtig ganz genau zu wissen, wie die Anwender suchen werden. Standardsuchen reichen in den allermeisten Fällen nicht aus! Fast alle DAM Systeme bieten diese Möglichkeiten an, es ist an den Integratoren, diese für die Anwender bereit zu stellen. Dies wird ihnen nicht gelingen, wenn sie nicht wissen wie die einzelnen Anwendergruppen suchen werden und ein Versagen in der DAM Paradedisziplin „Suchen“ ist auf keinen Fall hinnehmbar!

 

 

 


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