Choose your DAM System, the agile and smart way!

ScrumVor längerer Zeit habe ich mir intensiver darüber Gedanken gemacht wie man bei der Auswahl eines DAM Systems das agile Scrum (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum) Framework zu Hilfe nehmen könnte.
Ich selbst wende Scrum, hauptsächlich in der Rolle des Product Owners, seit vielen Jahren an. Als ich begonnen habe vornehmlich in Software Entwicklungsprojekten von der Wasserfallmethode (https://de.wikipedia.org/wiki/Wasserfallmodell) auf Scrum umzustellen, war das wie eine Art Befreiung. Projekte liefen plötzlich reibungsloser, da wir sehr schnell auf veränderte Anforderungen reagieren konnten, die es natürlich immer häufiger gab. Warum sollte man daher nicht auch bei der Auswahl eines DAM Systems zumindest nach diesen agilen Grundsätzen vorgehen können?
Als ich noch als CTO für einen DAM Integrator tätig war, erhielten wir oftmals Seitenweise Excel Listen mit Anforderungen, die unser DAM System erfüllen sollte.
Egal für welchen Kunden diese Ausschreibungen bei uns ankamen, inhaltlich waren die Unterschiede nur minimal! Es handelte sich also kaum um eine individuell erstellte Anforderungsliste. Solche Listen waren vielleicht vor 10 Jahren interessant, heutzutage können allerdings alle DAM Systeme diese Anforderungen erfüllen, oder kennen sie ein DAM System in dem man nicht nach den Inhalten eigener Metadaten suchen kann? Also war dieser Ansatz für mich nicht der richtige. Also warum nicht als Methode des Auswahlverfahrens Scrum anwenden? Meine Erfahrungen mit Scrum waren durchwegs positiv. Wie könnte Scrum also in dieses Szenario passen?
Nun ja das Auswahlverfahren könnte man sich wie einen Sprint (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Sprint) vorstellen. Wie auch im herkömmlichen Sprint definiert man hier User Stories (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#User_Story). Wer mit Scrum nicht so vertraut ist: User Stories sind formulierte Anforderungen aus Sicht eines Anwenders die prinzipiell die Fragen:
Wer?
Was?
Warum?
beantworten sollen.
Ich erläutere dies sehr gerne an einem einfachen Beispiel:

Wer:

„Als Medienoperator, der zuständig ist für die Retusche von hochaufgelösten Bilddaten,

Was:

benötige ich im DAM System eine Funktion, mit der ich Bilder mit einem rechten Mausklick auf deren Preview direkt in Photoshop öffnen, bearbeiten und anschließend wieder sichern kann,

Warum:

so spare ich mir sehr viel Zeit, da ich die Bilder nicht mehr explizit runter- und wieder hochladen muss!“

Bei diesem Beispiel wird sehr gut ersichtlich, dass die User Story immer aus Sicht eines bestimmten Users/ User Gruppe geschrieben wird. So wird auch klar, dass die beschriebene Funktion genau für diesen Anwender einen Mehrwert bedeutet. Dieser Mehrwert, oder Geschäftswert ist in unserem Fall die Zeit die sich der Anwender spart.
Mit den User Stories ist es möglich die Anforderungen, die eine Firma an ihr DAM System hat, maximal zu individualisieren. Gibt es z.B. in einer Firma keine Medienoperatoren und sollen auch keine externen Operatoren mit dem System arbeiten, so wird es auch keine User Stories aus deren Sicht geben.

Wichtig ist in diesem Fall natürlich die Definition der Stakeholder (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Stakeholder), bzw. Anwendergruppen. Diese Anwender, die natürlich unterschiedliche Anforderungen haben werden, gilt es vorab zu identifizieren.
Dies könnte z.B. Einkauf, Marketing, Medienproduktion, Contentmanager, Vertrieb, Tochterfirmen etc. sein. Gemeinsam mit diesen Stakeholdern werden in einem oder mehreren Workshops die wichtigsten User Stories definiert. Vergessen darf man dabei nicht, dass wir immer noch im Auswahlprozess sind, man sollte also die Anzahl der User Stories dementsprechend einschränken.
Die definierten User Stories dienen als Grundlage für die Auswahl des DAM Systems. Im Detail bedeutet dies, dass eben diese Stories an verschiedene DAM Hersteller, oder Integratoren verschickt werden. Anhand einer individuell erstellten Demo kann der Hersteller oder Integrator zeigen, wie unsere Stories mit seinem System umgesetzt werden können.
Dies hat nicht nur den Vorteil, dass man eine, genau auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Demo, erhält, sondern es liefert auch bereits einen Eindruck, wie der potentielle künftige Partner unsere Anforderungen und Wünsche verstanden hat.
Für mich ist dies im Moment der beste Weg, um ein DAM System (und andere Systeme natürlich auch) auszuwählen, das genau auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens, passt.
seal-cspo

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