Wieder mal blogge ich heute zu einem, zumindest für mich, aktuellem Thema rund um DAM. In den letzten Wochen bin ich immer wieder, vor allem in social media auf die Topics gestoßen „How to choose the right #DAM? Get our free whitepaper!“ Ebenso war ich in meiner ganzen beruflichen Laufbahn mehrfach mit DAM Ausschreibungen konfrontiert die Seitenweise Excel Listen mit Wunsch Features beinhaltet haben. Immerhin sehe ich in diesen Ausschreibungen nun nicht mehr für mich groteske Forderungen wie „die Datenbank MUSS Oracle sein“, trotzdem aber enhalten diese Sheets sehr viele „Wünsche“, die darauf schließen lassen, dass sie von herkömmlichen IT Consultants verfasst wurden, die sich bisher wenig Gedanken um das Thema DAM gemacht haben.
Aus meiner Erfahrung heraus sind eigentlich zwei Faktoren ganz entscheidend, wenn man ein DAM auswählt:
Ich vertrete die Auffassung, dass DAM Systeme nur dann wirklich sinnvoll und somit auch gewinnbringend eingesetzt werden können, wenn sie „lebendig“ sind. Lebendig bedeutet für mich, dass mit den Assets aktiv gearbeitet werden muss und dass diese nicht als Meta- getaggte Datenruinen in einer Datenbank versauern.
DAM nur als Repository? Kann man machen, aus meiner Sicht sollte dies aber nicht der Anspruch sein, den man an ein DAM System haben sollte.
In diesem Kontext eine ganz entscheidende Frage: Wie schnell, einfach und flexibel kommt man an die Daten ran, die im DAM abgelegt werden? Muss ich jedesmal, wenn ich ein Bild bearbeiten will die Datei umständlich auschecken, oder kann ich die Daten tatsächlich live direkt im DAM System modifizieren, z.B. über direkten Dateisystem Zugriff oder Ähnlichem?
Hier kommt auch schon der für mich zweite wichtige Aspekt bei der Auswahl eines DAM Systems zum tragen: Die Akzeptanz durch den Anwender. Aus mir unerfindlichen Gründen wird auf dieses zentrale Thema viel zu wenig eingegangen! Ein DAM System (und im Übrigen jedes andere System auch!) wird scheitern, egal wie toll es ist, wenn es von den Anwendern nicht akzeptiert wird.
Ich kann nur jedem Unternehmen eindringlich dazu raten, ein DAM System hinsichtlich User Akzeptanz zu überprüfen:
Stellt das DAM System eine klare Arbeitserleichterung der Menschen dar, die es benutzen werden?
Müssen die Anwender durch die Einführung des DAM Systems zusätzliche Arbeitsschritte ausführen? (meist ein Szenario, das sehr schnell Unmut aufkommen lässt!)
Wie kompliziert ist es für meine Anwender das System zu bedienen? Meist kommen die Hauptanwender aus den Bereichen Einkauf, Marketing, Medienproduktion etc. also keine IT Experten!
Gibt es absolute Killerkriterien für meine Anwender? Wenn ja welche?
Das Abklären dieser Kriterien im Vorfeld ist schon ein ganz guter Weg, um die Einführung eines nicht akzeptierten Kostengrabes zu verhindern!
Ich möchte hier nicht auf Dinge wie offene Schnittstellen, Suchen und Distribuieren von Daten (siehe Titel!) etc. als Kriterien für ein DAM System eingehen. Diese Dinge sind im Jahr 2015 für mich die Grundvoraussetzung eines jeden DAM Systems.
Ich möchte vielmehr diejenigen, die überlegen ein DAM System einzuführen, dahingehend sensibilisieren, dass bei ihrer Auswahl die Komponente Mensch/ Anwender unbedingt zu berücksichtigen ist, weil ansonsten das ganze Projekt schlechte Karten haben wird!